日本制定专利申请非公开制度新指导方针

2023年12月19日，为强化经济安全保障，日本内阁围绕尖端技术等专利申请非公开制度，以《经济安全保障推进法》第七十五条“关于指定为非公开的受保护专利的信息管理内容”为基础，针对防止信息泄露的问题制定了新方针。方针主要从组织管理措施、人员管理措施、物理管理措施和技术管理措施四个方面，提出了将共享技术信息的人员数量限制到最低；限制进入信息管理场所；指定相关负责人等内容。

1. 组织管理措施

（1）指定专利信息管理负责人

专利申请人和专利信息共享企业[1]在指定受保护专利信息管理的负责人时，必须指定具备防止信息泄露所需知识和经验、能够履行相关职责的人员；被指定的负责人需要具备相应的权限或地位；企业内部的信息处理人员必须知晓本企业受保护专利信息管理负责人的身份；每一个受保护专利仅限指定一个负责人。

（2）明确信息处理人员的职能职责

根据不同职位和职责，信息处理人员在处理受保护专利信息时应区分处理目的和限制；如果由多个部门处理专利信息时，需要明确各部门的角色和责任。

（3）完善信息管理手册

该手册由专利信息管理负责人进行管理，在所记载事项发生变更时，需要及时更新内容，以便随时掌握与受保护专利信息相关的记录和最新的管理状况。手册的内容必须包括：专利保护的期限、过去和当前专利信息管理负责人和信息处理人员的姓名、专利实施许可情况。

专利信息负责人需要随时或定期查看并维护手册情况，内阁负责人可要求出示信息管理手册；在一个负责人管理多个专利的情况下，如果各个专利相互联系且没有障碍，可以将多个专利信息汇总在一个管理手册上进行管理；企业可根据需求选择信息管理手册的形式，例如电子媒介。

（4）涉及商业秘密的信息管理

为防止受保护专利重要商业信息泄露，专利申请人和专利信息共享企业需要将符合条件的信息列为《反不正当竞争法》中的商业秘密。该法第二十一条规定，非法获得、公开或使用相关信息，将判处十年以下有期徒刑。

在企业的知识产权战略中，用于商业的专利信息，可以以公开为前提而申请专利；或者不公开而作为企业内部的专业知识（know-how）进行处理，后者往往被定义为商业秘密。然而，如果是企业已经公开申请的专利在后期被指定为受保护专利，在指定保护的期间内，该专利需要被列为商业秘密。

（5）规程制定

规程是信息处理人员在处理该信息时应遵守的基本规则。若发生如新业务、专利信息共享企业的追加等状况变化，受保护专利的申请人和专利信息共享企业需要随时评估现行规程，必要时根据情况修改，并通知信息处理人员。管理多个专利的人员，在互通的情况下可以通过一份规程管理多个专利。

同时，专利信息共享企业在正式确定或修改规程之前，必须向受保护专利申请人展示、并对其修改方案再确认，若受保护专利申请人提出修改意见，专利信息共享企业需进行修改。

（6）完善受保护专利信息泄露处理机制

信息泄露情况包括：信息处理人员不论故意或过失，向信息处理人员以外的人员公开了受保护专利的相关信息，信息处理人员以外的职员或外部人员查看了受保护专利的相关信息。

记录受保护专利信息的文件或电子档丢失，或者误发送文件或磁数据记录、记录受保护专利信息的文件被放置在特定区域以外、处理受保护专利信息的计算机受到不正当访问、没有权限的第三方持有受保护专利的相关信息或在网络上有记载时，被认定为涉嫌信息泄露。

受保护专利相关信息的泄露可能会损害国家的安全保障，因此该类情况发生时，专利信息共享企业必须立即向受保护专利的申请人报告，受保护专利申请人向内阁总理大臣或内阁府报告。

2. 人员管理措施

在专利受保护的期间内，只有信息处理人员能够共享受保护专利的相关信息。在信息处理人员的选择方面，可考虑从事受保护专利改良和应用研究的研发部门人员、受保护专利制造业的从业人员、从事受保护专利信息管理和专利手续业务的知识产权部门人员、管理或监督受保护专利手续业务的管理层等，但信息处理人员必须满足的首要条件是需要了解受保护专利的相关内容。同时，需要将信息处理人员全员记载在管理手册上。若要增加信息处理人员，需要确认其是否有泄露受保护专利信息的风险。

3. 物理管理措施

（1）特定区域出入管理与限制

设置阅览受保护专利信息的计算机的场所和保存该磁数据记录的多媒体场所为特定区域，必须采取相应的措施对出入进行管理和限制，在指定时间开放。采取的安全措施包括电子锁、生物识别、监控、安排警卫巡逻等，以确保信息的安全性。外部人员进出的管理要求包括限制访问权限、定期回收或作废访问卡等。

（2）受保护专利信息文件的保管、销毁、丢失等

受保护专利的信息不仅记载于文书、图像中，还可能储存在USB储存器中，需要保存至不易搬运且上锁的保险箱或橱柜等特定区域中，若有特殊情况可设置警报装置。在受保护专利信息的相关文件处理结束后，必须立即送回保管设备。若要销毁受保护专利相关文件，可以考虑焚烧、溶解等，在信息管理负责人等多人在场的情况下进行销毁，或留下销毁记录以确保安全性。

防失窃的措施方面，禁止将摄影、录音、通信设备和私人背包带入特定区域；保留特定区域进出记录、受保护专利相关文件的存取记录；对特定区域的进出许可进行定期评估。

4. 技术管理措施

在计算机访问限制上，仅对必要人员赋予权限，同时受保护专利信息管理负责人需要与计算机系统管理员合作，定期确认受保护专利信息的磁记录访问权限限制。

在阻止非法访问上，对访问者及其操作内容进行保管和定期验证；信息系统设备结构变更、导入新软件时，应在充分确认其必要性和安全性的基础上进行；引入信息系统访问的防火墙和入侵防御系统（IPS）等。

[1] 指能够处理受保护专利相关信息的企业。专利信息共享企业和受保护专利的申请人均为对受保护专利采取适当管理措施的主体，各自均以企业为单位采取措施。